Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước Ngoài: Thủ Tục & Hồ Sơ Chi Tiết 2025

Chào mừng bạn đến với hướng dẫn chi tiết về giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam năm 2025. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin đầy đủ và cập nhật nhất về các quy định, thủ tục, hồ sơ cần thiết để người nước ngoài có thể làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Nếu bạn là người nước ngoài đang tìm kiếm cơ hội làm việc tại Việt Nam, hoặc là doanh nghiệp đang có nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài, đừng bỏ qua bài viết này!

Tại Sao Cần Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước Ngoài?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, người nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động (GPLĐ), trừ một số trường hợp được miễn. Việc có GPLĐ giúp người lao động nước ngoài được bảo vệ quyền lợi hợp pháp, đồng thời giúp nhà nước quản lý hoạt động lao động của người nước ngoài trên lãnh thổ Việt Nam. Nếu không có giấy phép lao động, người nước ngoài có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí bị trục xuất khỏi Việt Nam.

Các Trường Hợp Được Miễn Giấy Phép Lao Động

Một số trường hợp người nước ngoài được miễn giấy phép lao động bao gồm:

• Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Người lao động nội bộ của một doanh nghiệp có văn phòng đại diện, chi nhánh tại Việt Nam.
• ... (và một số trường hợp khác theo quy định của pháp luật)

Tuy nhiên, ngay cả khi thuộc diện được miễn GPLĐ, người nước ngoài vẫn cần thực hiện thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Điều Kiện Cấp Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước Ngoài

Để được cấp giấy phép lao động, người nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Đủ 18 tuổi trở lên và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
• Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc.
• Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề phù hợp với vị trí công việc.
• Không phải là người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang chấp hành hình phạt tù.
• ... (và một số điều kiện khác theo quy định của pháp luật)

Hồ Sơ Xin Cấp Giấy Phép Lao Động Chi Tiết

Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động bao gồm:

• Văn bản đề nghị cấp GPLĐ (theo mẫu).
• Giấy chứng nhận sức khỏe.
• Lý lịch tư pháp.
• Văn bản chứng minh trình độ chuyên môn, kỹ thuật.
• Bản sao hộ chiếu.
• Ảnh chân dung.
• ... (và một số giấy tờ khác tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể)

Lưu ý: Tất cả các giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt.

Quy Trình Xin Cấp Giấy Phép Lao Động

Quy trình xin cấp giấy phép lao động thường bao gồm các bước sau:

1. Doanh nghiệp nộp hồ sơ xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài lên Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.
2. Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ xin cấp GPLĐ cho người lao động.
3. Nộp hồ sơ xin cấp GPLĐ lên Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.
4. Nhận kết quả và GPLĐ.

Các bước thực hiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Bước 1: Đăng ký nhu cầu tuyển dụng lao động lao động nước ngoài với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động) có trách nhiệm xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được và báo cáo giải trình với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.

Hồ sơ đăng ký nhu cầu tuyển dụng với Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh gồm có:

Đối với Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động) chưa từng được đăng ký và nhận được chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài: Công văn đăng ký nhu cầu tuyển dụng soạn thảo theo mẫu 01 Ban hành kèm theo Thông tư số 03/2014/TT-BLĐTBXH ngày 20/01/2014 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 102/2013/NĐ-CP.

Đối với Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động) đã được chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài mà có thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài: Công văn đăng ký nhu cầu tuyển dụng soạn thảo theo mẫu 02 Ban hành kèm theo Thông tư số 03/2014/TT-BLĐTBXH ngày 20/01/2014 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 102/2013/NĐ-CP.

Giấy giới thiệu/giấy ủy quyền (Đối với trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp)

Nơi nhận hồ sơ: Bộ phận một cửa Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý Khu công nghiệp, khu chế xuất tỉnh nơi Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động) đặt trụ sở chính.

Thời gian giải quyết: 15-20 ngày làm việc

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép lao động

Trong quá trình đợi chấp thuận của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về việc tuyển dụng lao động lao động nước ngoài. Người lao động cần chuẩn bị các hồ sơ như sau:

Đối với hồ sơ cấp mới giấy phép lao động: 

Hồ sơ cần chuẩn bị tại nước ngoài

Phiếu lý lịch tư pháp cấp tại nước ngoài cho người xin giấy phép lao động tại Việt Nam (Lưu ý: Phiếu lý lịch tư pháp tính đến thời điểm nộp hồ sơ chưa quá 06 tháng kể từ ngày được cấp. Phiếu lý lịch tư pháp này phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan lãnh sự quán Việt Nam và dịch công chứng sang Tiếng Việt);

Bản sao bằng đại học hoặc cao hơn đại học của người xin cấp Giấy phép lao động tại Việt Nam. Văn bản này phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan lãnh sự quán Việt Nam và dịch công chứng sang Tiếng Việt

Giấy xác nhận kinh nghiệm trên 05 năm trong lĩnh vực quản lý tương ứng với vị trí làm việc tại Việt Nam của người lao động nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền cấp theo qui định của nước đó. (Lưu ý: Thời hạn Giấy xác nhận kinh nghiệm phải đảm bảo đủ ngày, tháng, năm tròn 05 năm kể từ ngày làm việc đến ngày kết thúc công việc xin xác nhận. Giấy xác nhận kinh nghiệm phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan lãnh sự quán Việt Nam và dịch công chứng sang Tiếng Việt). Đối với một số nghề, công việc, văn bản chứng minh trình độ chuyên môn, kỹ thuật của người lao động nước ngoài được thay thế bằng một trong các giấy tờ sau đây:

Giấy công nhận là nghệ nhân đối với những ngành nghề truyền thống do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp

Văn bản chứng minh kinh nghiệm của cầu thủ bóng đá nước ngoài;

Bằng lái máy bay vận tải hàng không do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp đối với phi công nước ngoài;

Giấy phép bảo dưỡng tàu bay do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp đối với người lao động nước ngoài làm công việc bảo dưỡng tàu bay.

Giấy chứng nhận sức khoẻ được cấp ở nước ngoài cho người lao động xin cấp giấy phép lao động. Giấy chứng nhận sức khoẻ được cấp tại nước ngoài cũng cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan lãnh sự quán Việt Nam và dịch công chứng sang Tiếng Việt).

Hồ sơ cần chuẩn bị tại Việt Nam

Nếu người xin cấp giấy phép lao động chưa có giấy chứng nhận sức khoẻ được cấp ở nước ngoài thì thực hiện khám sức khỏe và xin cấp Giấy chứng nhận sức khoẻ cấp theo qui định của Bộ Y Tế Việt Nam tại các bệnh viện: Danh sách bệnh viện tham khảo tại Công văn số 143/KCB-PHCN&GĐ về danh sách cơ sở đủ điều kiện KSK cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Trường hợp người nước ngoài đã cư trú ở Việt Nam thì hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động chỉ cần phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp của Việt Nam nơi người nước ngoài cư trú cấp. (Lưu ý: Hồ sơ chuẩn bị để có thể được cấp lý lịch tư pháp tại Việt Nam là có xác nhận tạm trú của công an xã/phường theo mẫu của Sở Tư pháp)

02 ảnh mầu (02 ảnh mầu (kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ

01 Bản sao có chứng thực hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị theo quy định của pháp luật

Đối với hồ sơ cấp lại giấy phép lao động do hết hạn gồm:

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận hoạt động;

Giấy phép lao động cũ;

Giấy chứng nhận sức khoẻ được cấp ở nước ngoài. Trường hợp người nước ngoài đang cư trú ở Việt Nam thì Giấy chứng nhận sức khoẻ cấp theo qui định của Bộ Y Tế Việt Nam

02 ảnh mầu (kích thước 4cm x 6cm, nền trắng, đầu để trần, chụp chính diện, rõ mặt, rõ hai tai, không deo kính, ảnh chụp không quá 06 tháng)

Công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài của Ủy ban nhân dân thành phố.

Đối với hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động do thay đổi số hộ chiếu gồm

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận hoạt động;

Giấy phép lao động cũ;

Giấy chứng nhận sức khoẻ được cấp ở nước ngoài. Trường hợp người nước ngoài đang cư trú ở Việt Nam thì Giấy chứng nhận sức khoẻ cấp theo qui định của Bộ Y Tế Việt Nam

02 ảnh mầu (kích thước 4cm x 6cm, nền trắng, đầu để trần, chụp chính diện, rõ mặt, rõ hai tai, không deo kính, ảnh chụp không quá 06 tháng)

Công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài của Ủy ban nhân dân thành phố.

• 01 Bản công chứng Hộ chiếu mới.
• 01 Bản công chứng Hộ chiếu cũ.

Bước 3: Nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp và chế xuất của tỉnh

Sau khi nhận được công văn chấp thuận đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động) nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Số lượng hồ sơ: 02 bộ (01 bộ nộp cơ quan nhà nước, 01 bộ lưu lại hồ sơ lao động tại doanh nghiệp;

Nơi nhận hồ sơ: Bộ phận một cửa Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý Khu công nghiệp, khu chế xuất nơi Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động) đặt trụ sở chính.

Thời gian nộp hồ sơ:

Đối với hồ sơ cấp mới giấy phép lao động: Trước ít nhất 15 ngày làm việc, kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc cho người sử dụng lao động thì người sử dụng lao động đó phải nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Đối với hồ sơ cấp lại giấy phép lao động: trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã cấp giấy phép lao động đó.

Thời gian giải quyết:

Đối với hồ sơ cấp mới giấy phép lao động: 07 – 10 ngày làm việc;

Đối với cấp lại giấy phép lao động: 03 – 05 ngày làm việc.

📌 GIA HẠN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG HẾT THỜI HẠN 

1. Tư vấn các quy định của pháp luật Việt Nam về cấp phép, gia hạn, cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam;

2. Hướng dẫn thủ tục gia hạn giấy phép lao động, cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài;

3. Hướng dẫn người nước ngoài chuẩn bị hồ sơ tại nước ngoài và tại Việt Nam cho việc xin gia hạn, cấp lại giấy phép lao động.

3. Soạn thảo các hồ sơ cần thiết cho khách hàng làm thủ tục xin gia hạn giấy phép lao động và cấp lại giấy phép lao động.

4. Đại diện cho doanh nghiệp và người nước ngoài làm thủ tục gia hạn giấy phép lao động tại Sở lao động Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất theo yêu cầu.

GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG BỊ MẤT

Khách hàng lo lắng khi giấy phép lao động bị mất, thủ tục cấp lại giấy phép lao động bị mất sẽ giải quyết vấn đề này của khách hàng. LHD law firm  tư vấn thủ tục cấp lại giấy phép lao động của khách hàng do bị mất.

Hồ sơ khách hàng cần chuẩn bị để làm thủ tục cấp lại giấy phép lao động do bị mất:

Đơn đề nghị cấp lại giấy phép lao động, trong đề nghị cần nêu rõ thông tin của giấy phép lao động và lý do đề nghị được cấp lại giấy phép lao động;

Văn bản xác nhận của cơ quan công an địa phương nơi doanh nghiệp đóng trụ sở về việc giấy phép lao động bị mất…

Thủ tục cấp lại giấy phép lao động do bị mất được thực hiện tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động nước ngoài tại địa phương nơi công ty đóng trụ sở chính.

Bước 4: Ký kết hợp đồng Lao động và báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp và chế xuất của tỉnh

Sau khi người nước ngoài được cấp giấy phép lao động thì Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động) phải thực hiện các thủ tục như sau:

Ký kết hợp đồng lao động với người được cấp giấy phép lao động;

Đóng bảo hiểm y tế cho người lao động nước ngoài. Kể từ ngày 1/01/2016 người lao động nước ngoài nếu đã được cấp giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cũng là đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài

Người sử dụng lao động thực hiện chế độ báo cáo định kỳ 6 tháng, trước ngày 05 tháng 7 và hằng năm, trước ngày 05 tháng 01 năm kế tiếp về Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người sử dụng lao động đóng trụ sở chính, thực hiện dự án, thực hiện gói thầu về tình hình sử dụng người lao động nước ngoài theo Mẫu số 16 ban hành kèm theo Thông tư số 03/2014/TT-BLĐTBXH ngày 20/01/2014 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 102/2013/NĐ-CP

Người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động nhưng được cử, điều động hoặc biệt phái đến làm việc tại chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc cơ sở khác của người sử dụng lao động đó ở trong và ngoài tỉnh, thành phố với thời hạn ít nhất 10 ngày trong 01 tháng hoặc ít nhất 30 ngày cộng dồn trong 01 năm thì người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản về thời gian làm việc, vị trí công việc của người lao động nước ngoài đến làm việc tại tỉnh, thành phố và kèm theo bản sao giấy phép lao động đã được cấp với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người nước ngoài đến làm việc.

Sau khi Người lao động nước ngoài được cấp Giấy phép lao động tại Việt Nam, thì việc tiếp theo là xin cấp Thẻ tạm trú theo thời hạn của Giấy phép lao đông. Tại Việt Nam thời hạn của Giấy phép lao động là 02 năm vì vậy thời gian tối đa của thẻ tạm trú cũng là 02 năm.

Hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú gồm:

Văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân làm thủ tục mời, bảo lãnh (thường là người sử dụng lao động)

Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú có dán ảnh: Mẫu NA8 được ban hành kèm theo Thông tư số 04/2015/TT-BCA Quy định mẫu giấy tờ liên quan đến việc Nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam. Tờ khai này được người đề nghị cấp thể tạm trú ký, ghi rõ họ tên. Cơ quan, tổ chức bảo lãnh đóng dấu giáp lai ảnh và tờ khai và đóng dấu treo ở bên còn lại;

Hộ chiếu của người đề nghị cấp thẻ tạm trú.

Giấy phép lao động cho người nước ngoài- Dịch vụ được cung cấp bởi Công ty Luật LHD, Công ty Luật với 12 năm kinh nghiệm tư vấn chuyên sâu cho Expat tại Việt Nam.

→ LIÊN HỆ SỬ DỤNG DỊCH VỤ >