HƯỚNG DẪN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI VIỆT NAM 2020

Việt Nam là một thị trường tiềm năng và đang phát triển đối với nhiều thương gia ở khu vực Phương Đông cũng như các nước khác trên hành tinh. Vì vậy, rất nhiều công ty nước ngoài đang cố gắng khai thác và mở rộng hoạt động kinh doanh tại đây với bước khởi đầu là thành lập văn phòng đại diện (“RO”) tại Việt Nam. RO sẽ làm việc thay mặt cho công ty mẹ tại Việt Nam hoặc tại một khu vực nhất định tại Việt Nam với các chức năng như liên lạc với khách hàng, đối tác tại Việt Nam với công ty mẹ, nghiên cứu và quảng bá công ty mẹ trên thị trường và tương tự. Công ty Việt Nam và công ty nước ngoài đều có thể thành lập văn phòng đại diện nhưng mỗi công ty có những yêu cầu khác nhau. Trong bài viết này, Ditravel sẽ tập trung vào cách thức thành lập văn phòng đại diện cho các công ty nước ngoài trong bước đầu đến Việt Nam.

YÊU CẦU THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Đơn đăng ký thành lập văn phòng đại diện “RO” có đóng dấu công ty và chữ ký của người đại diện theo pháp luật;

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và / hoặc Giấy chứng nhận thành lập Công ty;

Giấy tờ chứng minh công ty đang hoạt động ở nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền cấp;

Báo cáo tài chính đã được kiểm toán của công ty cho năm tài chính gần nhất;

Giấy bổ nhiệm của Trưởng Ban RO có đóng dấu công ty và chữ ký của người đại diện theo pháp luật;

Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện tại Việt Nam;

Giấy ủy quyền cho đơn vị tư vấn nộp hồ sơ;

Hợp đồng thuê văn phòng có thời hạn tối thiểu 6 tháng;

Giấy tờ cung cấp các quyền hợp pháp của chủ nhà về quyền cho thuê văn phòng như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà ở;

Các giấy tờ trên phải do cơ quan có thẩm quyền của nước nơi công ty đang hoạt động cấp và PHẢI có chứng thực lãnh sự của đại sứ quán / lãnh sự quán Việt Nam cũng như bản dịch tiếng Việt có công chứng để nộp.

VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN ĐƯỢC PHÉP LÀM GÌ TẠI VIỆT NAM?

Văn phòng đại diện ngoại thương tại Việt Nam được thực hiện các hoạt động sau đây:

Thực hiện nghiên cứu thị trường;

Thực hiện các chức năng của văn phòng liên lạc cho công ty mẹ;

Thúc đẩy các hoạt động của trụ sở chính thông qua các cuộc họp và các hoạt động khác dẫn đến hoạt động kinh doanh ở các giai đoạn sau.

Thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, cung cấp thông tin, hỗ trợ công ty mẹ tiếp cận thị trường và đối tác mới

Văn phòng đại diện phụ thuộc vào công ty mẹ, không được xuất hóa đơn GTGT, tự tạo lợi nhuận hoặc giao kết hợp đồng trực tiếp.

BẠN CẦN LÀM GÌ SAU KHI NHẬN ĐƯỢC GIẤY PHÉP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN?

Khắc dấu và đăng ký con dấu cho Văn phòng đại diện:

Bản sao y có công chứng Giấy phép Văn phòng đại diện

Bản sao có công chứng hộ chiếu của Trưởng phòng RO nếu là người nước ngoài hoặc hộ chiếu / CMND nếu Trưởng phòng là người Việt Nam

Thông báo mẫu dấu

Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của văn phòng đại diện

Hồ sơ đăng ký Mã số thuế cho Văn phòng đại diện:

Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận Văn phòng đại diện tại Việt Nam

Tờ khai đăng ký mã số thuế

Giấy ủy quyền

Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đăng ký con dấu

Mở tài khoản ngân hàng của Văn phòng đại diện:

Bản sao có công chứng giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đăng ký con dấu

Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế bản sao có công chứng

Thư ủy quyền chỉ định người được ủy quyền ký tài khoản ngân hàng

Thông báo về việc thành lập Văn phòng đại diện Công ty.

MẤT BAO LÂU ĐỂ HOÀN THIỆN VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN?

Giấy phép Văn phòng đại diện có thể được hoàn thành trong vòng từ sáu đến tám tuần.

Văn phòng đại diện được phép làm gì và KHÔNG được làm gì? 

Văn phòng đại diện được phép tham gia vào các hoạt động sau đây để giúp quảng bá công ty mẹ của mình:

Nghiên cứu thị trường; 

Đóng vai trò là đầu mối liên hệ cho công ty mẹ của nó;

Thúc đẩy các hoạt động của trụ sở chính thông qua các cuộc họp và các hoạt động khác, dẫn đến hoạt động kinh doanh ở các giai đoạn sau

Văn phòng đại diện không được tiến hành bất kỳ hoạt động kinh doanh sinh lợi nào khác. RO không có quyền tự mình ký hợp đồng riêng. Công ty mẹ chịu mọi nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của Văn phòng đại diện nên việc hạch toán RO là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Như vậy, trong trường hợp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ có chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận khách hàng, đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh thì bạn có thể cân nhắc thành lập văn phòng đại diện để tránh phải thực hiện các nghĩa vụ thuế phức tạp. Ngoài ra, đối với các ngành dịch vụ không trực tiếp thực hiện tại địa chỉ văn phòng đại diện như du lịch, xây dựng, tư vấn,… thì hình thức thành lập tại các tỉnh thành khác là một lựa chọn sáng suốt.

Nhìn chung, Văn phòng đại diện được phép thực hiện hầu hết các hoạt động công ty mẹ thực hiện ngoại trừ giao dịch trực tiếp và tạo ra lợi nhuận, tất cả các loại hợp đồng phải do công ty mẹ hoặc Văn phòng đại diện ký. Nó không có thẩm quyền ký kết hợp đồng mua bán, tất cả các hóa đơn và chứng từ giao dịch phải được nộp lại cho trụ sở chính.

Bạn cần những gì để thành lập Văn phòng đại diện? (Cập nhật mới nhất 2020)

Danh sách kiểm tra trước giấy phép để thành lập Văn phòng đại diện

Đơn xin thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam;

Hợp pháp hóa lãnh sự, công khai Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá tương đương của thương nhân nước ngoài nơi thương nhân nước ngoài thành lập;

Văn bản bổ nhiệm của công ty mẹ;

Bản dịch có công chứng báo cáo tài chính hoặc văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế, nghĩa vụ tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận hoặc đã chứng minh;

Bản sao có công chứng Chứng minh nhân dân (đối với người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (đối với người nước ngoài) của Trưởng đại diện;

Các tài liệu về địa điểm dự kiến, bao gồm:

Hợp đồng văn phòng sao y công chứng;

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu doanh nghiệp được doanh nghiệp thuê cung cấp thêm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh);

Ngoài ra, địa điểm đặt văn phòng đại diện của công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, vệ sinh và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: toàn bộ hồ sơ đăng ký phải có chữ ký và đóng dấu của công ty mẹ. Nếu công ty mẹ ở nước ngoài không có nhãn hiệu thì toàn bộ hồ sơ phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

Danh sách đăng ký giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Sau khi nộp đơn xin giấy phép, bạn có thể bắt đầu sắp xếp nhân viên, thuế, báo cáo hàng năm. Ngoài những nội dung đó, các nghiệp vụ cơ bản khác của văn phòng đại diện, bao gồm:

Tài khoản ngoại tệ và tài khoản VND có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam. Chỉ sử dụng tài khoản này cho các hoạt động RO;

Định kỳ hàng năm báo cáo bằng văn bản về các hoạt động của mình trong năm cho Sở Công Thương;

Lập quỹ tiền mặt để ghi nhận tất cả các khoản thu và chi trong quá trình hoạt động của RO;

Xin giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại RO (nếu có);

Ký hợp đồng lao động với người đại diện và người lao động của RO;

Hàng năm xác nhận mức lương, thu nhập cho Trưởng văn phòng đại diện và hoạt động của Văn phòng đại diện;

Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho người đại diện và nhân viên văn phòng đại diện (nếu có).

Lưu ý, khi nộp đầy đủ các tờ khai thuế và biên lai nộp thuế của cơ quan nhà nước. Cộng với quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho Người đại diện và người lao động của Văn phòng đại diện;

Các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành;

Cái gì tiếp theo ? 

Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động RO cho công ty của bạn. Thông thường sẽ mất 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động RO, bạn phải công bố thông tin đăng ký hoạt động RO của mình trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Tổng cộng có thể mất từ ​​sáu đến tám tuần, bao gồm cả việc xin giấy phép chính, giấy phép hoạt động và con dấu. Chúng tôi khuyên bạn nên thuê một dịch vụ chuyên nghiệp để giải quyết các quy định và luật pháp.

Nhờ không có doanh thu trong nước và các yêu cầu cấp phép liên quan, quy trình thiết lập không đòi hỏi nhiều thủ tục quan liêu như những quy trình khác.

Giấy phép Văn phòng đại diện có hiệu lực trong năm năm nhưng có thể được gia hạn thêm năm năm.

Tóm lại, trên đây là những hướng dẫn đầu tiên để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Một khi bạn nắm được các nguyên tắc cơ bản của quy trình thành lập RO Việt Nam, mọi việc có thể đơn giản hơn nhiều. Các luật sư của LHD Law Firm của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục, giấy phép và chứng nhận. Nếu bạn gặp bất kỳ trở ngại nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi bên dưới.

Liên hệ dịch vụ